єКонкурси

Компанія Kitsoft на замовлення Міністерства цифрової трансформації і EGAP створила електронну платформу для проведення державних конкурсів серед проєктів громадських організацій, що є частиною проєкту ВзаємоДія. Відтепер всі етапи — від оголошення до визначення переможців — відбуватимуться онлайн. Це допоможе залучити більше учасників до активності і реалізувати важливі соціальні ініціативи по всій країні.

Державні конкурси організують Центральні та місцеві органи публічної влади (ЦОВВ) відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1049 від 12 жовтня 2011 року. Раніше вони проводилися у паперовому вигляді, відповідно і учасники, і організатори стикалися з низкою проблем:

• Відсутність інформації по всіх конкурсах в Україні, які організовує держава для громадських організацій. Учасникам шукали її на сайтах різних відомств;
• Застосовувались різні механізми проведення конкурсів, різні форми подачі документів та звітності, що ускладнювало процес;
• Учасники привозили документи особисто або відправляли поштою. Одна програма складається від двох до п’яти примірників, що містить понад 50 аркушів. Виникали проблеми із часом подання, отриманням, тощо. 
• Щоб презентувати проєкт учасникам треба було приїхати особисто. Деякі організації не мають ресурсів для цього і втрачають можливості;
• У організаторів обмежений людський ресурс для опрацювання конкурсної документації і налаштування процесів;
• Громадськість не мала довіри до державних конкурсів через низьку прозорість процесів та визначення переможців.

Держава витрачає близько 100 млн грн на рік на проведення конкурсів важливих для суспільства проєктів, в яких приймають участь 500 громадських організацій з 22-ох областей країни. Передбачається, що онлайн-система допоможе залучити ще більше учасників та підвищити громадську активність загалом.

Рішення

Портал «єКонкурси» призначений підвищити ефективність та прозорість організації державних конкурсів, спростити процедуру подачі документів та ведення звітності, а також залучити громадян для визначення переможця конкурсу.

Платформа «е-Конкурси» побудована на базі сучасних технологій порталу Дія, який також розробила команда Kitsoft. За допомогою BPMN-технології опису процесів та гнучких налаштувань ми автоматизували всі етапи проведення конкурсу — від подачі заявки до звітності. Це зменшує вплив чиновників та підвищує прозорість розподілу державних коштів.

Онлайн-система включає кілька частин:

• Публічний портал — єдина платформа, де буде зібрана вся інформація про державні конкурси. Для зручності пошуку їх можна фільтрувати за тематикою, регіонами, сферами. Портал буде відтворювати загальну статистику: кількість поданих заяв, учасників, географію конкурсів тощо. А також він є точкою входу до персональних кабінетів.
• Електронний кабінет користувача — тут організатори можуть налаштувати умови конкурсу, а учасники — подати заяви, звітність та інше.
• Електронний кабінет адміністратора — тут можна керувати рівнями доступів модераторів системи для безпеки проведення конкурсів.

Переваги електронної платформи

1. Авторизація для входу у кабінети відбувається через КЕП (кваліфікований електронний підпис) особи. Це ідентифікує людину, всі її дії в системі зберігаються.

2. Платформа забезпечує єдині правила проведення конкурсу, подання заявки, форми звітності для всіх міністерств та обласних адміністрацій. Уряд затвердив уніфіковані форми документів. Це особливо зручно для керівників та бухгалтерів громадських організацій, яким раніше доводилося підлаштовуватися під різні вимоги. Тепер всі процеси налаштовані і автоматизовані, отже, як організатори, так і учасники мають виконати всі кроки, інакше далі система просто не пропустить. 

3. При заповненні заявки автоматично перевіряються дані про учасника конкурсу. Для цього ми налагодили взаємодію через API з Єдиним державним реєстром (ЄДР). Тепер не треба друкувати статут чи рішення про неприбутковість із реєстру неприбутковості. Організація вводить свій код, і вся необхідна інформація підтягується до заявки. Це зменшує навантаження і на державного службовця — не треба перевіряти дані вручну.

4. Можливість захищати свій проєкт та дивитися засідання комісій онлайн. Також на сторінці конкурсу буде доступна вся інформація: хто подався, скільки заявок, анотації проєктів, протоколи рішення комісій, список переможців, звіти про виконання. Це може бути корисним не тільки для учасників, а й для журналістів, громадських активістів та моніторингових організацій.

5. Автоматичне визначення переможців. Члени конкурсної комісії оцінюють пропозиції учасників та закріплюють їх своїми електронними підписами. Після голосування система рахує оцінки і пропонує рейтинг переможців. Це виключає людський фактор, щоб не допустити помилки або фальсифікації.  

6. Вся комунікація відбувається через електронний кабінет. Учаснику не треба шукати контакти, він може легко зв'язатися з організатором на платформі. 

7. Громадяни можуть долучатися до оцінювання проєктів — така можливість гарантована законодавством. Організатор може визначати, чи залучати широку громадськість до голосування і відповідно налаштовує конкурс в системі.

Платформу презентували 13 вересня 2021 та одразу запустили перші конкурси.

Електронні конкурси розроблені спільно з Міністерством молоді та спорту України, Міністерством у справах ветеранів України, Міністерством соціальної політики України, Фондом соціального захисту людей з інвалідністю, Програмою EGAP, що впроваджується Фондом Східна Європа за підтримки Швейцарії, та Українським незалежним центром політичних досліджень.